Optimización de la gestión de inventario de en SAP/MM Planta de distribución PLC, SISOR PDVSA (página 2)

• Reducir costos.

• Aumentar capacidad.

• Mejorar la venta de un producto.

• Mejorara las condiciones de trabajo.

Reducir costos

Atacamos dos aspectos:

• Reducir el costo del manejo y almacenamiento de los
  materiales

• Reducir el costo total de producción al
  mejorar los procedimientos de manejo de
  materiales.

En el día a día industrial y comercial,
ambos enfoques de reducción de costo se combinan y
requieren un análisis específico para cada
caso.

Incrementar capacidad

El enfoque es aumentar el uso racional de los espacios y
el volumen de productos disponibles para despacho. El manejo
automatizado puede incrementar la capacidad de las siguientes
formas:

• Mejorar uso del espacio

• Mejor uso y mejoras en la distribución del
  flujo de materiales.

• Optimización del uso de los
  equipos.

• Mejorar sistemas de carga y descarga de
  materiales.

Mejorar la venta de un producto

No hay duda que los potenciales consumidores a todos los
niveles, quieren recibir sus productos en el momento, con el
precio y la calidad esperada. En resumen esperan un producto
bueno, bonito y barato. El manejo automatizado
permite:

• Empaque y manejo del empaque acorde a la demanda del
  mercado. Emplea el concepto de lotes.

• Velocidad en el servicio de entrega y
  despacho.

• Valor agregado de instalación que promueve
  confiabilidad a la imagen del producto

Mejoras en las condiciones de trabajo

El punto focal de nuestros procesos productivos y
comerciales es el ser humano, por tanto, la automatización
influirá en:

• Seguridad para los operadores de las
  máquinas, para los materiales, partes y piezas y los
  equipos asociados con los procesos.

• Lograr que el trabajo se haga más
  cómodo y de una manera fácil.

• Aligerar el trabajo pesado.

• Operaciones a prueba de "tontos".

Principios del manejo de materiales

A continuación mencionaremos unos principios
comúnmente usados en el manejo de materiales, así
como su importancia. Estos principios son el resultado de la
experiencia a lo largo de los años, de aquellos que han
interactuado con los procesos de manejo de materiales desde sus
etapas simples hasta los automatizados de hoy en día.
Estos principios son guías para un mejor desarrollo en el
manejo de los materiales:

• Toda actividad de manejo de materiales, debe ser
  basada en un plan. No dejarla al azar y la suerte.

• Integración en un sistema que incluya el
  máximo posible de variables (recibir, almacenar,
  producir, inspeccionar, empacar, mover, despachar,
  transportar, punto de pedido etc.).

• Conocer y optimizar el arreglo y distribución
  del flujo de materiales en la planta o proceso y como se
  distribuye el flujo en los equipos.

• Simplificar, esto es reducir, combinar o minimizar
  cualquier movimiento innecesario de materiales y
  equipo.

• Donde pueda use la gravedad en su favor, para mover
  materiales y cosas.

• Optimización del espacio utilizado. El
  cubo.

• Unidad de carga, cantidad, tamaño, peso, etc.
  Mayor la carga manejada como unidad, menor el costo por
  unidad.

• Seguridad.

• Usar sistemas mecanizados o automatizados siempre
  que se pueda, en cada equipo.

• Al seleccionar el equipo, considerar: el material,
  el movimiento y el método que se utilizara.

• Estandarización de equipos y
  métodos.

• Flexibilidad. Usar métodos y equipos que
  puedan desarrollar una amplia gama de trabajos y
  aplicaciones.

• Pesos muertos.

• Movimiento.

• Capacidad ociosa.

• Mantenimiento.

• Obsolescencia.

• Capacidad instalada.

• Sistemas de control.

• Rendimiento y eficiencia en función gastos
  vs. unidades.

Casi todos los principios implican o vinculan uno o
más de los aspectos básicos del manejo de
materiales:

• Movimiento.

• Tiempo.

• Cantidad.

• Espacio.

Características y naturaleza de
los materiales

Antes de ver los dispositivos y decidir cual emplear, es
necesario conocer las características y naturaleza de los
materiales. Los materiales pueden presentarse como:

• Material frágil.

• Material a granel.

• Material sólido.

• Material líquido.

• Material gaseoso.

Sabiendo el material que se necesita mover, y como fluye
(cual es su movimiento), podemos ver cual manejo le daremos. Los
movimientos más comunes son:

• En planos inclinados.

• Los horizontales.

• Los verticales.

• Los intermitentes.

• Los uniformes.

• Los impredecibles.

Carga unitaria

La carga unitaria nos indica que: es más
económico mover materiales y elementos por grupo que
hacerlo por pieza. La carga unitaria será aquella que
reúna objetos presentados en tal forma que serán
manejados como un solo objeto. Se emplearán dispositivos
sobre los cuales se colocan la carga o cargas unitarias. La carga
unitaria puede ser manejada en: tarimas, como unidad individual y
en contenedores.

Los factores que influyen en la selección de la
carga unitaria son: el peso, tamaño, forma del material,
compatibilidad con el equipo de manejo de las cargas, costo de la
carga unitaria y su almacenamiento y preparación. Hay
ventajas y desventajas al definir carga unitaria. Como ventaja la
de permitir mover volúmenes y esto reduce la frecuencia de
movimiento (baja el costo por unidad) y facilita el almacenaje,
su mantenimiento y preparación. Facilita el uso adecuado
del espacio y el cubo. Una desventaja es el caso en el cual la
carga unitaria es numerosa. El costo, es alto por carga, ya que
los dispositivos de manejo, embalaje y transporte deben manejar
gran carga y esto aumenta también el costo.

Dispositivos que se usan para el manejo de
materiales

Hay una gran variedad de dispositivos o equipos
empleados en el manejo de materiales, estos tienen diferentes
costos y características pero todos ellos se pueden
clasificar en tres tipos principales:

• Transportadores.

• Grúas – Montacargas.

• Transportes.

Veamos sus ventajas y desventajas recordando que el uso
de uno u otro depende de:

• Características del material.

• Características físicas del lugar de
  trabajo

• La naturaleza del proceso en el cual se usa el
  equipo y los costos relacionados con mover los
  materiales

• Conocimiento y juicio de las personas
  responsables

Transportadores

Mueven materiales en forma continua sobre rutas fijas.
Los hay de rodillos, bandas y tobogán.

Ventajas:

• q) Alta capacidad para mover gran número
  de objetos.

• r) Velocidad ajustable.

• s) Se pueden combinar con otras actividades
  como procesamiento e inspección.

• t) Son versátiles, pueden estar
  instalados en el piso o en elevación.

• u) Se puede almacenar temporalmente carga entre
  estaciones (Usado en los transportadores
  elevados).

• v) Traslado de la carga automático y no
  requiere muchas operaciones.

• w) No se requieren rutas en línea recta
  o pasillos.

Desventajas:

• Siguen una ruta fija, y sirven a un área
  limitada.

• Se pueden crear cuellos de botellas.

• Una falla en un área del transportador
  detiene la línea entera.

• A estar fijos en el piso, obstaculizan el movimiento
  del equipo móvil de piso.

Grúas – Montacargas

Son equipos para mover cargas en forma intermitente y en
áreas limitadas. Los más comunes: grúas,
grúas de puente, grúas pescante y monorriel,
así como los montacargas.

Ventajas:

• Permiten izar y trasladar el material.

• Se minimiza la interferencia con el trabajo de
  piso.

• Se ahorra espacio de piso para el
  trabajo.

• Manejan cargas pesadas.

• Sirven para cargar y descargar
  materiales.

Desventajas:

• Requieren una fuerte inversión
  inicial

• Sirven a un área limitada.

• Algunas grúas se mueven solo en línea
  recta, no pueden virar.

• El uso de las grúas es por tiempos cortos,
  durante el trabajo diario. En pocas palabras no es
  continuo.

• La operación de grúas y montacargas
  requiere personal especializado.

Transporte

Los hay manuales ó motorizados, siguen rutas
variadas. Incluyen carros con grúas, carretones de mano,
montacargas de horquillas, trenes de remolque y los
vehículos guiados.

Ventajas:

• No necesitan seguir una ruta fija. Se pueden emplear
  en cualquier parte del piso si el espacio lo
  permite.

• Pueden cargar, descargar, levantar y trasladar
  diversos materiales.

• Su movilidad irrestricta les permite ser usados en
  diferentes áreas.

Desventajas:

• Tienden al manejo de cargas muy pesadas.

• Capacidad limitada por viaje.

• Se necesitan áreas y pasillos de
  circulación.

• Necesitan en la mayoría de los casos ser
  guiados por un operador.

• No permiten combinar procesamiento con
  inspección.

Equipos comunes en el manejo de
materiales

De la gran variedad de equipos a continuación se
enumeran los de mayor uso en función del área que
servirán. Los llamados entre puntos fijos de una
ruta:

• Bandas transportadoras (transportador de
  banda).

• Transportador de rodillo.

• Transportador de tobogán.

• Transportador de costillas.

• Transportador de tornillo o espiral.

• Transportador de cadena.

• Transportador de monorriel en alto.

• Transportador teleférico o trole.

• Transportador de ruedas.

• Transportador de remolque.

• Transportador de cubetas.

• Transportador de vagonetas encarriladas.

• Transportador de tubo neumático.

Los que prestan servicio sobre áreas
limitadas.

• Cabrias.

• Grúas en alto.

• Montacargas de tijeras
  hidráulicas.

Los que prestan servicio en áreas
grandes.

• Transporte tipo carro manual.

• Transporte tipo anaqueles.

• Transporte montacargas manual o gatos con
  tarima.

• Transporte manual motorizado.

• Transporte de plataforma motorizada.

• Transporte montacargas de horquillas.

• Transporte de pasillo angosto.

• Tren de remolque o tractor
  tráiler.

• Ascensores.

• Transporte de bidones (recipientes
  cilíndricos).

• Transporte montacargas de bidones.

• Plataformas rodantes (dolly).

• Sistemas de vehículos guiados
  automáticamente.

Objetivos del control de materiales

• Las compras no deben comprometer los
  fondos de la empresa.

• No deben aceptarse materiales que no han sido
  pedidos o que no están de acuerdo con las
  especificaciones.

• Los materiales no deben aceptarse a menos que se
  haya llegado a un acuerdo con el vendedor, en el caso de
  materiales dañados o en cantidades distintas a las
  solicitadas.

• Debe tenerse la seguridad de que los materiales se
  han recibido y que se han cargado los precios adecuados en
  todos los gastos incurridos.

• Debe haber un control físico adecuado sobre
  el almacenamiento de las existencias.

• Se debe ejercer un adecuado control de costos sobre
  las cantidades de materiales y suministros.

• Debe haber un equilibrio adecuado entre la
  inversión en pesos en inventarios y los costos
  incurridos en la adquisición, utilización y
  almacenamiento de materiales, así como las
  pérdidas causadas por las interrupciones en la
  producción o las ventas pérdidas debido a la
  falta de existencias.

Debido a las diferencias en las estructuras de
organización, las responsabilidades por el control de
materiales varían de una empresa a otra. En muchas, la
responsabilidad por las diferentes fases de control de materiales
se asigna a las siguientes funciones:

• Compras.

• Recibo e inspección.

• Almacenes.

• Departamentos de producción de
  la fábrica.

• Planeación de materiales.

INVENTARIOS

Se denominan existencias o inventarios a la variedad de
materiales que se utilizan en la empresa y que se guardan en sus
almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o consumidos,
permitiendo a los usuarios desarrollar su trabajo sin que se vean
afectados por la falta de continuidad en la fabricación o
por la demora en la entrega por parte del proveedor. Los
inventarios varían en razón de su consumo o la
venta de cada artículo que los componen, lo que da lugar
al movimiento de las existencias por ingresos de nuevas
cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios,
produciendo la rotación de los materiales y la
generación de utilidades en función de dicha
rotación.

El movimiento que se produce en los almacenes, de cada
articulo en existencia, obliga a mantener en ellos una cantidad
determinada de cada uno, la cual debe estar de acuerdo con el
tiempo y la frecuencia de consumo, así como el lapso en
que se renueva, es decir la demora que se produce desde que se
revisa la existencia para emitir la requisición, hasta que
los materiales estén disponibles en el almacén para
satisfacer las necesidades de los usuarios o
consumidores.

La función de planeación y control de
inventarios

Comprende el determinar la demanda futura a
través de pronósticos, análisis de capacidad
del sistema y el análisis integrado del volumen manejado.
La función de vigilancia del estado de mercancía
almacenada en inventario comprende determinar cuánto
material esta en el sistema en cada punto de inventario. Estos
niveles bajan y suben mientras fluyen a través de la
empresa y esta información debe vigilarse para
proporcionar datos de entrada para los modelos de decisión
para determinar la cantidad económica de pedido, los
puntos de pedido. El punto central de esta función es el
volumen de material en el sistema y una diplomacia adecuada, para
establecer un plan del movimiento de materiales que se ajuste a
las necesidades del servicio sin subordinar la seguridad y la
economía.

Control de inventarios

Cada empresa debe analizar sus existencias en
relación a su variedad y cantidad, para clasificarlas de
acuerdo a las características que cada artículo o
grupo de artículos presenta, de manera de facilitar el
control. También estar al tanto de su movimiento o
detención, y lograr renovaciones adecuadas en
relación a la necesidad que se tenga de cada
artículo, así como variedades que se pueden
reducirse.

Control físico de
inventarios

El Control Físico de Inventarios, se inicia a
partir de un inventario físico, que según las
condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se
encuentran, debe realizarse como una acción integral y con
una metodología que asegure su éxito
final.

El objetivo de contar con un Control Físico de
Inventarios, es el de asegurar en forma confiable que las
existencias físicas existentes en Almacén sean
iguales a las del Sistema, lo cual permitirá:

• Una adecuada planeación para la
  reposición de stocks, evitando su obesidad.

• El espacio absolutamente necesario para un buen
  almacenamiento.

• La transparencia de los rubros de Existencias y
  Costo de Ventas en los estados financieros.

Responsabilidad

Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control
físico de las existencias, normalmente, está a
cargo del Almacén; la transparencia y veracidad de sus
saldos recae en el Departamento de Contabilidad, debido al
impacto directo que tiene sobre el Balance General y los
Resultados del año. Obviamente la responsabilidad final de
ambos recaería en la Gerencia de Administración y
Finanzas.

Metodología de un buen inventario
físico

Las metodologías pueden ser variadas; pero
siempre, una buena metodología de inventario físico
debe estar dividida en tres fases importantes claramente
definidas. Un Inventario Físico realizado con una buena
metodología tendrá siempre un valor agregado
de:

• Tener las existencias totalmente ordenadas y
  almacenadas en el lugar elegido por la Empresa.

• Tener los almacenes con las existencias totalmente
  ordenadas y codificadas, respecto a un Sistema de
  Código de Ubicación del
  Almacén.

• Tener exacto conocimiento del stock que tiene la
  Empresa a la fecha del inventario.

• Tener la base de su ajuste contable, con el debido
  sustento para las autoridades tributarias.

• Contar con el Sistema de Almacén totalmente
  actualizado, respecto a:

• Código de ubicación.

• Código de producto.

• Saldos correctos

Actualización del control de
inventarios

Si bien un inventario físico total es el inicio
de un control físico de existencias, los inventarios
físicos permanentes son en definitiva la clave para el
buen funcionamiento de un Sistema de Control de Inventarios. Por
lo que, La Gerencia de Contabilidad y principalmente La Gerencia
de Logística y Administración, debe siempre
realizarlos con la periodicidad que considere
conveniente.

Fundamentos del control de
inventario

El objetivo es el estudio de los modelos de inventario
donde las existencias se localizan en un único
almacén. Aunque en la práctica son más
comunes los sistemas de inventario con varias localizaciones o
instalaciones, el estudio de los sistemas más simples
referidos a un almacén ayuda a entender la esencia de los
problemas de inventario y permite analizar con mayor facilidad
los sistemas de inventario más complejos. Describimos las
principales características o componentes que determinan
la estructura de un sistema de inventario y estudiamos los
principales modelos con demanda determinística constante.
El modelo más básico y conocido es el modelo EOQ
(Economic Order Quantity), desarrollado por Ford Harris en
1913.

Variables en un sistema de inventario

Demanda: Las suposiciones que se hacen respecto a la
demanda son las más importantes, ya que suelen ser las que
determinan la complejidad del modelo.

Demanda determinística y estacionaria: La
suposición más simple es asumir que la demanda es
constante y conocida. Es decir, la demanda no cambia y puede ser
estimada a priori. El modelo EOQ se basa en esta
suposición.

Demanda determinística variable en el tiempo: En
este modelo, la cantidad demandada no es constante, sino que
varía con el tiempo. El ejemplo real más conocido
es el problema dinámico del tamaño del
lote.

Demanda incierta: Se dice que la demanda es incierta
cuando no se pueden conocer a priori los valores exactos de la
demanda, pero si se conoce la distribución de la demanda.
Normalmente se dispone de una serie de valores de la demanda en
el pasado y, a partir de ellos, se intenta estimar la
distribución de la demanda y los valores de los
parámetros que caracterizan dicha distribución. En
algunas situaciones, debe considerarse demanda incierta, por
ejemplo, en la salida al mercado de un nuevo producto.

Demanda desconocida: Cuando tampoco es posible conocer
la distribución de la demanda, se dice que la demanda es
desconocida. En este caso se suele asumir una distribución
a priori de la demanda, y después, cada vez que se dispone
de una nueva observación de la demanda, se actualiza el
parámetro estimado usando la regla de Bayes.

Costes

Dado que el objetivo normalmente consiste en minimizar
los costes totales de inventario, las hipótesis que se
hacen sobre la estructura de los costes también influyen
en la complejidad del modelo. En general se suelen considerar los
siguientes tipos de costes:

Coste de mantenimiento: Representa el coste de
almacenamiento de los productos. Hace referencia a los gastos
generales del almacén, seguro, robos, objetos rotos, etc.
También incluye el coste de oportunidad del dinero
comprometido en inventario que se podría haber usado o
invertido de otra manera.

Coste de compra: En muchos modelos se supone que el
precio por unidad de artículo es independiente del
tamaño del pedido. Por este motivo este coste no se suele
incluir en dichos modelos. Sin embargo, cuando el precio por
unidad de producto depende de la cantidad pedida, el coste de
compra se vuelve un factor importante. Por ejemplo, en los
modelos con descuentos en el precio por volumen de compras se
debe incluir este coste.

Coste de reposición: Es el coste asociado a un
pedido. La hipótesis más simple es suponer que este
coste es lineal, es decir, si se desea reponer unidades, entonces
el coste es , para alguna constante. Esta estructura se conoce
como coste de reposición proporcional, y se suele asumir
cuando la demanda es incierta. Sin embargo, es más real
asumir que dicho coste está formado por dos componentes.
Así, cada vez que se desea reponer se debe pagar una
cantidad de unidades monetarias más una cantidad
proporcional a la cantidad solicitada. En muchos de los modelos
de inventario determinísticos se asume que el coste de
reposición es de la forma anterior. Sin embargo, en los
modelos estocásticos, considerar este tipo de costes
entraña una mayor dificultad.

Coste de penalización: Algunos modelos
determinísticos y muchos estocásticos, incluyen un
coste de penalización o rotura, que se suele denotar por
los casos en los que no es posible satisfacer toda la demanda. En
muchas ocasiones es muy difícil de estimar, por lo que el
coste de rotura se suele sustituir por un nivel de servicio. El
nivel de servicio es una proporción aceptable del
número de ciclos en los que se satisface toda la demanda.
La mayoría de los modelos de inventario asumen que los
costes no varían con el tiempo. No obstante, en muchos
casos se pueden considerar costes variables en el tiempo, sin que
aumente por ello la complejidad del análisis.

Bases legales

Norma venezolana COVENIN 2248-1987:

Manejo de Materiales y Equipos. Medidas Generales de
Seguridad.

Norma venezolana COVENIN 2237-1985:

Ropa, equipos y dispositivos de protección
personal, selección de acuerdo al riesgo
ocupacional.

Norma venezolana COVENIN 2247-1984:

Aparatos de elevación. Requisitos de
Seguridad.

Definición de términos
básicos

PLC: nomenclatura para identificar a
la planta de distribución de combustibles Puerto La
Cruz.

STM: nomenclatura para identificar a
la planta de distribución de combustibles San
Tomé.

MTR: nomenclatura para identificar a
la planta de distribución de combustibles
Maturín.

POZ: nomenclatura para identificar a
la planta de distribución de combustibles Puerto
Ordaz.

CBL: nomenclatura para identificar a
la planta de distribución de combustibles Ciudad
Bolívar.

SISOR: sistema de suministro de
Oriente.

G91: identificación de la
gasolina de 91 octanos.

G95: identificación de la
gasolina de 95 octanos.

DSL: identificación del
diesel o gasoil.

OCTANOS: combustible que es un hidrocarburo
saturado que se obtiene del petróleo y que se utiliza en
la preparación de gasolina para conseguir que aumente el
tiempo de explosión de un motor

P/D: planta de
distribución.

POLIDUCTO: tubería capaz de
transportar diferentes productos.

STOCKS: cantidad de equipos,
materiales, sustancias, almacenadas en un contenedor.

COVENIN: comité venezolano de
normas industriales.

NORMA: Regla a que se deben ajustar
ciertas operaciones. 

SUPV: nomenclatura para identificar
el puesto de supervisor.

Sistema de Clasificación de Inventario
ABC

Muchas organizaciones tienen en sus bodegas una gran
cantidad de artículos que no tienen una misma
característica, muchos de estos son relativamente de bajo
costo, en tanto que otros son bastantes costosos y representan
gran parte de la inversión de la empresa. Algunos de los
artículos del inventario, aunque no son especialmente
costosos tienen una rotación baja y en consecuencia tienen
un costo bajo por unidad, rotan con la suficiente rapidez para
que la inversión necesaria sea relativamente
pequeña.

La clasificación ABC se basa en la conocida ley
de Pareto y diferencia los artículos así:
Importantes y Escasos (categoría A), Numerosos y Triviales
(categoría C) y un grupo intermedio que no participa en
ninguna de las dos anteriores denominaciones (categoría
B).

El Sistema de Clasificación de Inventario ABC es
utilizado para el Control de Inventarios, los materiales se
clasifican según los criterios que se establezcan para tal
fin. Se pueden clasificar los materiales de acuerdo a los
siguientes criterios:

• Volumen Monetario de los Materiales.

• Índice de Rotación.

• Nivel de Importancia.

• Tiempo de Duración.

De acuerdo al Volumen
Monetario.

Este criterio de clasificación se basa en el
valor monetario de cada material, es clásico considerar
las siguientes agrupaciones de artículos:

TIPO A: Son aquellos en los que la empresa tiene la
mayor inversión, representan el 20% de los
artículos del inventario que absorben el 80% del
presupuesto. Estos son los más costosos o los que rotan
más lentamente en el almacén.

TIPO B: consisten en el 30% de los artículos que
requieren el 15% del valor monetario.

TIPO C: son aquellos de los cuales normalmente hay un
gran número de artículos correspondiente a la
inversión más pequeña. Consisten en
aproximadamente el 50% de todos los artículos del
inventario con un 5% del valor monetario.

El método consiste primeramente en multiplicar el
precio y la demanda para cada ítems y de esta manera
obtener la valorización de cada artículo,
seguidamente todas estas cantidades se totalizan, para luego
determinar el porcentaje de participación monetaria de
cada renglón en el valor total del inventario e igualmente
se deben determinar los porcentajes de participación de
cada artículo en la cantidad total.

Valorización = Demanda * Costo
de una Unidad

Por último se procede a clasificar cada
ítems mediante la siguiente regla: Sumar acumulativamente
los porcentajes de valorización hasta llegar a 0,80 y
todos los renglones incluidos en este grupo se identifican como
"A". Repetir con los siguientes hasta llegar a 0,95 para la
categoría "B" y hasta 1 para la categoría "C",
completando así la totalidad de artículos. La
denominación de cada una de las clases que se le dan a
este criterio se muestra en la tabla Nro. 1

Tabla nro. 1: Denominación de
Clases del Volumen Monetario

De acuerdo al Índice de
Rotación.

La clasificación de acuerdo con el índice
de rotación va a depender de las características de
cada empresa. Agrupa los artículos en la serie de
categorías de Mayor a Menor Rotación. De acuerdo
con las siguientes denominaciones.

Tabla nro. 2: Denominación de
Clases del Índice de Rotación

La rotación se puede medir en términos
anuales, mensuales, semanales o diarios, según las
características de la referencia analizada, pero el punto
de control por excelencia es el de las Rotaciones Anuales. La
tasa de rotación anual se calcula de la siguiente forma:
se coloca en el numerador las salidas totales del año o
ejercicio económico y en el denominador las existencias
medidas de dicho periodo, como se muestra en la ecuación
siguiente:

Rotación = Salidas /
Inventario Promedio Disponible

De acuerdo a su Importancia.

Este criterio se evalúa desde un punto de vista
cualitativo, dado que la importancia de cada producto para la
empresa va a depender de las características de la misma,
en otras palabras, se determina el impacto que puede ocasionar en
el proceso la carencia del producto en el inventario. La
denominación de cada tipo de materiales se muestra en la
tabla siguiente:

Tabla nro. 3: Denominación de
Clases del Nivel de Importancia

De acuerdo a su Caducidad.

Esta va a depender del tiempo de duración de los
materiales, es decir, el lapso de tiempo en el cual el material
conserva sus propiedades. La descripción de las
categorías se muestra a continuación:

Tabla nro. 4: Denominación de
Clases de Caducidad

Políticas basadas en el análisis
ABC

Las principales políticas que deben cumplirse
cuando se utiliza la clasificación ABC son las
siguientes:

• Desarrollar más los proveedores de la clase
  A.

• Controlar físicamente los artículos de
  la clase A.

• Pronosticar los artículos de la clase A con
  más cuidado.

MANUALES:

Es un documento que permite comunicar las decisiones de
la administración concernientes a la organización,
políticas y procedimientos. El desarrollo de los manuales
se considera como aquel que permite mantener informado al
personal clave, de los cambios en las actividades de la
dirección. Estos también han de ser un cuerpo
sistemático que indica las actividades a ser cumplidas por
los miembros de la organización y la forma en que las
mismas serán realizadas.

Ventajas:

Los manuales son de gran utilidad porque permiten
difundir la información contenida en estos y hacerla
conocer por el personal que labora en la empresa, así
mismo ofrecen una serie de ventajas que afirman la importancia de
estos en la organización, tales como:

• 1. Proporcionan una fuente de
  información sobre las practicas generales de la
  organización.

• 2. Representa una guía de trabajo a
  ejecutar.

• 3. Herramienta útil en el entrenamiento
  y capacitación de nuevos empleados.

• 4. Eliminación de duplicaciones
  innecesarias de actividades.

• 5. Revisión constante y mejoramiento de
  las políticas y procedimientos asumiendo que haya una
  consulta frecuente del manual y adhesión a un
  contenido.

• 6. Ahorro real del tiempo.

• 7. Frena la improvisación en sus
  distintas manifestaciones.

• 8. Clasifica la estructura de la
  organización y de las responsabilidades.

• 9. Se considera elemento importante de la
  revisión y evaluación objetiva de las practicas
  institucionales

Limitaciones:

Los manuales ofrecen una serie de ventajas que afirman
la importancia de estos en la organización, sin embargo y
como es usual también tienen ciertas limitaciones, que de
ninguna manera invalidan su utilidad, sino llaman la
atención acerca de ciertas características que
debidamente observadas permiten una mejor utilización de
los manuales.

• 1. Dada las características de su
  contenido, incluye solo los aspectos formales de la
  organización, dejando a un lado los informales cuya
  vigencia e importancia para la organización es
  notoria.

• 2. Son poco flexibles.

• 3. Su malo o poco cuidado en la
  preparación trae serios inconvenientes en el normal
  desenvolvimiento de las operaciones.

• 4. Constituyen una herramienta, pero no la
  solución para todos los problemas que se puedan
  presentar.

• 5. El costo de la elaboración del Manual
  y su posterior revisión pueden ser altos.

• 6. Si no se actualizan permanentemente pierden
  vigencia con rapidez.

Requisitos para hacer eficaces los
manuales.

Del análisis de las ventajas e inconvenientes en
la utilización de manuales podemos concluir, que estos
deberán llenar los siguientes requisitos:

• 1. Que su preparación tenga
  coherencia.

• 2. Que tenga una diagramación adecuada y
  que su redacción sea clara y sencilla.

• 3. Que su utilización sea racional y que
  se actúe con flexibilidad cuando las circunstancias
  así lo requieran.

• 4. Que se revise continuamente para que su
  contenido este actualizado siempre.

• 5. Que se instruya al personal en la
  utilización del manual, para obtener mejores
  resultados.

Propósito:

Su propósito fundamental es el de regularizar las
operaciones de la organización, así como de
instruir sobre las normas, funciones, autoridad, procedimientos,
políticas, objetivos, etc.

Un manual de organización no ha de ser el
producto final de un planteamiento organizativo. Su amplitud es
que el manual ha de contener graficas al día y materiales
suplementarios que indican en mucho casos el monto de
consideración que la dirección ha dado a su
responsabilidad básica de organizar los bienes humanos de
la empresa y de anunciar sus decisiones al respecto,
además:

• 1. Se usa como guía de adiestramiento a
  nuevos empleados y prepara a otros para mejores
  posiciones.

• 2. Se usa como punto de referencia.

• 3. Define deberes, responsabilidades y
  autoridad.

• 4. Facilita la comunicación.

• 5. Regulariza las operaciones de la
  compañía u organización.

• 6. Las normas escritas ayudan a convencer a los
  que necesitan ver las cosas escritas.

• 7. Facilita la comprensión de un mejor
  método, dando datos completos del método
  actual.

• 8. Ayuda a establecer mejores programas de
  operaciones y actividades.

• 9. Ofrece a todos un sentido de
  confianza.

Manual de Políticas:

Las políticas escritas establecen líneas
de guía, un marco dentro del cual el personal directivo
puede obrar para balancear las actividades y objetivos de la
gerencia general según convenga a las condiciones
locales.

No es más que una actitud de dirección. Es
de asumir que el funcionario de una empresa, ha arribado por
experiencias a actitudes concernientes a cómo deben
concluirse las operaciones bajo su jurisdicción. Es
razonable suponer que sus actividades deben ser comunicadas en
forma continua a lo largo de toda la línea de
organización, si se desea que las operaciones se
desarrollen conforme a su plan de políticas
escritas.

Este tipo de manual se encarga de precisar los deberes,
procedimientos y rutinas de trabajo en particular.

Manual Múltiple:

Este presenta un enfoque general de todas las
actividades que se desarrollan en una organización, siendo
así, un complemento de los demás
manuales.

Manual de Procedimientos:

Es el manual más común de la
organización a través de los cuales se canaliza la
actividad operativa de la organización o
institución. El manual de procedimientos contiene los
siguientes aspectos:

• 1. Descripción de los Procedimientos: Es
  la relación por escrito de la secuencia de
  procedimientos que constituyen el aparato circulatorio de la
  organización, con la indicación de los
  distintos sectores a través de los cuales los mismos
  se desenvuelven.

• 2. Formularios: Son todos aquellos documentos
  que circulan dentro de la organización, como apoyo a
  los procedimientos administrativos.

• 3. Flujogramas: Es la descripción
  grafica de los procedimientos escritos, estableciendo su
  secuencia cronológica.

En cuanto a las áreas de acción, el manual
de Procedimientos puede comprender actividades
interdepartamentales, es decir, aquellos procedimientos que
relacionan diferentes departamentos de la organización,
como los dirigidos a un puesto de trabajo o actividad, los cuales
se utilizan en la capacitación de empleados.

El desarrollo del procedimiento escrito incluye el
tiempo para determinar la afluencia actual de papeles, hacer
algunas mejorías en aspectos de poca importancia de dicho
trabajo, preparar un borrador, obtener aprobaciones y editar la
publicación.

Manual de
Organización:

Conjunto de documentos que forman el archivo de una
empresa, donde están los procesos técnicos y los
procedimientos administrativos.

Un manual de organización no ha de ser el
producto final de un planteamiento organizativo. Su amplitud es
que el manual ha de contener graficas al día y materiales
suplementarios que indican en muchos casos el monto de
consideración que la dirección ha dado a su
responsabilidad básica de organizar los bienes humanos de
la empresa y de anunciar sus decisiones al respecto.

Partes de un Manual:

• 1. Objetivos: Permite darnos una idea de lo que
  se persigue en el uso del manual. Para señalar los
  objetivos es necesario saber de qué se trata y que se
  pretende con la elaboración del mismo, con lo cual se
  informa al ejecutivo y supervisor del contenido del manual.
  Ejemplos de Objetivos: De la Institución: Operar con
  la máxima eficacia; De la Función: Tener el
  personal más eficiente, etc.

• 2. Alcance: Deben especificarse las
  áreas de influencia o uso (departamentos, secciones,
  etc.).

• 3. Normas Generales: Son todas aquellas que se
  refieren a la propia organización y estos resultan de
  los acuerdos y disposiciones que toma el nivel superior de
  tal manera, de iniciar dentro de una normativa las
  actividades de una empresa.

• 4. Procedimientos: Comprende los
  trámites a seguir de cada una de las situaciones
  sistematizadas, en otras palabras, son los pasos secuenciales
  a que están sujetos todos los documentos que circulen
  en una empresa y que son, producto de la decisiones de
  rutinas ya establecidas.

• 5. Formulación: Comprende los formatos
  empleados. Pueden ser que estos se incluyen seguido de su
  respectivo procedimiento y acompañado por su
  correspondiente instructivo, o en algunos casos, se ordenan
  acompañados de sus instructivos y se incluyen en la
  sección de formularios, con su código
  específico.

• 6. Flujogramas: Son gráficos de los
  diferentes procedimientos que se conocen y también se
  les llama Diagramas de Procedimientos. Por su naturaleza los
  Manuales de Normas y Procedimientos son los más
  numerosos y con frecuencia se utilizan en los
  organigramas.

• 7. Método: Un método es una
  manera de efectuar una operación en una secuencia de
  operaciones.

• 8. Diagrama: Es una carta que presenta
  gráficamente un hecho, una situación, un
  movimiento, una relación con un fenómeno
  cualquiera, generalmente por medio de símbolos
  convencionales.

• 9. Regla de Ejecución: son los textos
  que explican una rutina de trabajo.

• 10. Organigrama: Es un diagrama que expresa
  gráficamente la estructura orgánica de una
  institución, o de parte de ella y las relaciones entre
  las unidades que la componen.

• 11. Especificación Técnica: Es el
  documento que establece las características de un
  producto o un servicio tales como: niveles de calidad,
  rendimiento, seguridad, dimensiones. Puede incluir
  también terminología, símbolo,
  método de ensayo, embalajes, requisitos del mercado o
  rotulado. La especificación técnica puede
  adoptar la forma de un código de
  práctica.

• 12. Norma: Es una especificación
  técnica elaborado con la colaboración y
  consenso o aprobación general de todos los intereses
  afectados por ella, basados en resultados consolidados de la
  ciencia, tecnología y experiencia, dirigida a promover
  beneficios óptimos para la comunidad y aprobada por un
  organismo reconocido en el ámbito, regional, nacional
  o internacional.

CAPÍTULO IV

• METODOLOGÍA

En todo trabajo de investigación
científica es de gran importancia que el tema estudiado al
igual que las relaciones que establezcan las evidencias de
relevancias encontradas durante la elaboración del
programa y de los resultados obtenidos a través de los
conocimientos adquiridos que es posible situar, agrupe las
condiciones de viabilidad, objetividad y validez interna. Para
ella es necesario delimitar los procedimientos
metodológicos que den respuesta al problema planteado. Por
tanto a continuación se muestra el diseño
metodológico a seguir, población y muestra
utilizada, instrumentos y el procedimiento utilizados en el
análisis de los resultados.

Tipo de Investigación:

La propuesta se basa en un tipo de estudio descriptivo,
ya que tiene como objetivo analizar la incidencia y los valores
que manifiestan las variables estudiadas, vinculadas a aportar
una mejora al proceso viable, que pueda constituir una
solución al problema planteado.

La estrategia a seguir es la búsqueda de la
información directamente en el área de trabajo,
tomando en cuenta las características generales del
almacén y así generar los datos necesarios de
soporte, para presentar las propuestas para mejorar el sistema de
control de inventario de entrada y salida de materiales
utilizados en la empresa, generando los datos necesarios que nos
servirán de soporte en el estudio para el logro de los
objetivos propuestos.

El tipo de diseño de la investigación es
de campo, ya que el estudio fue realizado observando los hechos
en su ambiente natural, es decir, en la empresa.

Población y Muestra:

Para realizar el presente estudio se tomaron en cuenta
las definiciones hechas por Weiers (1989) las cuales establecen
que La Población "es el total de elementos sobre los
cuales queremos hacer una inferencia basándonos en la
información relativa o la muestra". Y La Muestra "la
define como la parte de la población que seleccionaremos,
mediremos y observaremos".

Partiendo de estas definiciones, la Población
estuvo dada por todos los materiales, equipos y herramientas que
se encuentran resguardados por PDVSA en sus almacenes centrales,
dentro de la Refinería Puerto la Cruz, los cuales
están divididos en grupos de artículos, al mismo
tiempo solo se estudiaron 1329 artículos que están
distribuidos en todos los grupos que se consideraron relevantes
para este estudio y cuya administración debe ser rigurosa,
mientras que la Muestra se formó utilizando procedimientos
estadísticos únicamente con los Materiales, Equipos
y Herramientas que se encuentran resguardados en el
Almacén Operacional de la Planta de Distribución de
Combustibles Puerto la Cruz, como se muestra a
continuación: Para calcular el tamaño de la muestra
se aplica la ecuación probabilística
siguiente:

Donde los elementos claves para utilizar la
ecuación son los siguientes:

n= Tamaño de la Muestra

N= Tamaño de la
Población

Z= Constante Probabilística

S= Desviación Estándar

E= Error de Estimación

Antes de utilizar la ecuación anterior se deben
definir todos los parámetros que se necesitan, para ello
se empleó la Tabla Probabilística para Coeficientes
de Confianza:

Tabla nro. 5: Tabla
probabilística para Coeficientes de
Confianza

Para efectos de este estudio se asume que el Grado de
Confianza es de 95%, el Coeficiente de confianza es 0.95, Error
es 5% y el Valor de "Z" es de 1.96. Por otro lado, se deben
definir los valores de probabilidad, que darán como
resultado una muestra significativa que garantice la
confiabilidad del estudio y que al mismo tiempo sean los
parámetros que se utilizarán para el cálculo
de la Desviación Estándar.

S = p x q

p: Es la probabilidad que tienen cada uno de los
materiales de ser seleccionados para desarrollar el presente
estudio, cuyo porcentaje es de un 50%, entonces p=
0,5

q: Este es el porcentaje de que no se elijan esos
materiales a la hora de tomar la muestra aleatoria, el porcentaje
de no ocurrencia de este evento es de un 50%, este valor se
obtiene diciendo que q=1-p, de donde se deduce que q =
0,5

Sustituyendo los valores, obtenemos:

S = p x q

S = 0,5 x 0,5

S = 0,25

Una vez aplicada la primera ecuación a cada uno
de los grupos de artículos que conforman la
población, se obtuvieron todas las muestras
correspondientes, como se indica en la siguiente
tabla:

Tabla nro. 6: Tamaño de la
muestra

Técnicas e instrumentos para la
Recolección de Información:

Listado de verificaciones: se señalan cada una de
las preguntas correspondientes a las actividades que se realizan
en el almacén, posteriormente son analizadas las que se
realizan parcialmente y las que no se realizan.

Minutas; son los soportes para datos o
información de la empresa. Estos resultados funcionan por
políticas de la empresa o por cesiones de
participación del personal que labora.

Planos del almacén: se utilizo para detallar las
deficiencias existentes dentro del mismo. Posteriormente se tomo
de referencia para las modificaciones y realización de la
propuesta.

Matriz de criticidad: Esta técnica es de una
manera sencilla y a la vez útil para clasificar los
materiales productivos y no productivos a los efectos de contar
con unos valores establecidos para generar solicitudes de
aprovechamiento para cubrir las demandas.

Clasificación ABC: se usa para clasificar los
materiales dependiendo de los valores asignados en cesiones de
participación los cuales corresponden a ciertas letras
asignadas para la clasificación del material, cada una de
ellas poseen ciertos criterios.

Máximos, mínimos y cantidad a pedir:
consiste e establecer cantidades máximas y mínimas
a pedir de inventario en los meses fijos de revisión de
sus niveles, se analizan los materiales individualmente emitiendo
en el kardex la demanda trimestral.

Para la recolección de los datos se utilizaron
los siguientes instrumentos:

• x) La observación directa que se
  realizó al inicio del estudio, para poder plantear una
  opinión propia sobre los procedimientos de manera que
  surgieran preguntas que cubrieran las debilidades de
  estas.

• y) Entrevistas no estructuradas con el personal
  que trabaja en los diferentes cargos que conforman la P/D PLC
  de PDVSA.

Procedimiento:

El procedimiento que se llevará a cabo para esta
investigación será el siguiente.

• Describir la información de la
  situación actual recolectando la información
  directamente con el personal que está involucrado con
  los procedimientos, mediante entrevistas y observación
  directa.

• Determinar los materiales que se encuentran en los
  almacenes, mediante la observación directa, la
  revisión de documentos y las entrevistas al
  personal.

• Definir los criterios de clasificación de los
  equipos, repuestos y materiales consumibles en el
  Almacén de PDVSA.

• Clasificar los equipos, repuestos y materiales
  consumibles tomando en cuenta los criterios seleccionados
  previamente.

• Determinar si la aplicación de la Herramienta
  SAP/MM, está acorde con las necesidades existentes,
  realizar los ajustes necesarios y hacer la propuesta
  pertinente para su posible implementación en la
  gestión del Control de Inventario en el Almacén
  Operacional de la P/D de Combustible PLC de PDVSA.

• Elaborar un Manual de Procedimientos para realizar
  el control de inventario del almacén.

• Diseñar y Proponer indicadores, como fichas y
  formularios que permitan medir el desempeño de la
  gestión en el Almacén Operacional.

• Determinar el Tipo de Distribución de Planta
  que se aplicará, entre los 7 que normalmente se
  utilizan.

• Determinar las necesidades normales de maquinaria y
  equipos fundamentales en las Operaciones del
  almacén.

• Determinar la Interrelación de Actividades
  entre Departamentos y Centros de Trabajo, dentro del
  Almacén Operacional, por medio de Observación
  Directa y Entrevistas Informales al Personal

• Determinar y Clasificar las intensidades de flujo de
  las operaciones o actividades.

• Identificar el tipo de flujo de materiales que se
  tendrán en la empresa.

• Proponer una redistribución del espacio
  físico utilizado actualmente, así como
  también de alguna ampliación,
  remodelación y/o mejoras para el mejor
  funcionamiento.

CAPÍTULO V

• SITUACION
  ACTUAL

A continuación se muestra el Capítulo V,
donde se describirá la Situación Actual de la
problemática planteada, para de esta manera poder obtener
información actual que ayude a determinar qué es lo
que se debe de hacer para solventar la
situación.

Descripción de la situación
actual

La Gerencia de la PD/PLC, es la unidad encargada de
ejecutar las actividades asociadas al proceso de
administración de los materiales que se encuentran
resguardados en el almacén Operacional, además de
realizar todas las acciones necesarias que garanticen el estado
físico, la seguridad y la disponibilidad de los Equipos,
Repuestos y Materiales Consumibles que allí se encuentran,
así como la ubicación exacta de los
mismos.

Para cumplir con tal función se lleva a cabo el
inventario físico de los artículos que se
encuentran resguardados en este almacén, dado que es de
vital importancia que se corrobore la información que
está contenida en los libros de registro, es decir, que se
verifique si coinciden los datos que en teoría
deberían estar en stock.

Algunos de los grupos de artículos que se
encuentran resguardados en este almacén se presentan en la
siguiente tabla, estos son considerados como los más
relevantes y al mismo tiempo son los seleccionados para ser
sometidos a estudio. Es importante acotar que en la actualidad no
existe ningún tipo de clasificación de Equipos,
Materiales ni Herramientas, que permitan un adecuado
análisis y posteriormente efectivas toma de decisiones
tanto para su utilización como para su
reposición.

Tabla nro. 7: Grupos de
Artículos del Almacén Operacional

Actualmente el Almacén Operacional de la PD/PLC,
solo se lleva a cabo el control de inventario por la entrada de
materiales, sin tener siquiera un formato diseñado para
tal fin, es decir, que se realiza el inventario físico a
los artículos en custodia, únicamente si existe una
solicitud realizada por el Supervisor de Mantenimiento. Esta toma
física se lleva a cabo para verificar si coincide la
cantidad de artículos que existen en físico y las
que indican los libros de control, además de comprobar que
el trabajo se realiza de manera adecuada.

Cabe destacar que hoy en día no se cuenta en la
PD/PLC, con un procedimiento definido para llevar a cabo todas
las actividades inherentes a la toma física de los
inventarios de Equipos, Repuestos y Materiales Consumibles que se
encuentran resguardados en el Almacén Operacional de
PD/PLC, lo que significa que no posee un Manual que muestre con
detalles los pasos que se requieren para realizar de forma
eficiente el control del inventario ni tampoco algún tipo
de sistema computarizado para un efectivo uso de los datos
recabados en el almacén.

Análisis de la Situación
Actual

Una vez recopilada toda la información necesaria,
utilizando los Instrumentos de recolección de datos; la
observación directa, la entrevista no estructurada y la
revisión de la base de datos, se logró tener
conocimiento de las necesidades y carencias que se encuentran hoy
en día en la administración del Almacén
Operacional de la Planta de Distribución de Combustible de
Puerto la Cruz.

Una de las carencias que se percibe en esta Unidad, es
el de no tener una metodología estandarizada para llevar a
cabo la toma física de los inventarios de Equipos,
Repuestos y Materiales Consumibles que se ubican en dicho
almacén, tampoco cuenta con el manual de procedimientos de
dicho proceso y de igual forma no posee ningún sistema
informático para la correcta y dinámica
utilización de los datos recabados el proceso de
administrar el almacén.

Estas debilidades no permiten que se realice de manera
adecuada, eficiente y oportuna el inventario de los materiales,
dado que las personas encargadas circunstancialmente de este
proceso utilizan un tiempo importante en averiguar cómo
debe realizarse el trabajo, en lugar de aprovecharlo al
máximo siguiendo un procedimiento ya definido y
estructurado. Aunado a esto es notorio que el desorden y
descontrol que se tiene en el almacén produce en muchos
casos que algunos materiales, equipos y/o herramientas
permanezcan en la prácticamente en la clandestinidad por
desconocimiento siendo muy necesarias en otros departamentos para
la continuidad del proceso productivo.

Lo expuesto anteriormente indica que no es suficiente
tener un control de inventario solo por la entrada de materiales,
pues en este caso no se toman en cuenta otros factores como la
importancia del material en el proceso, su duración y su
valor monetario, siendo estos algunos criterios que son
importantes para favorecer a mejorar la eficiencia de la
administración de los Materiales del Almacén
Operacional de la PD/PLC. En tal sentido, esta situación
es considerada como base para desarrollar una metodología
y al mismo tiempo, un Manual de Procedimientos para realizar el
control de inventario en el almacén, el cual será
una guía fundamental que le permitirá al personal
cumplir con sus actividades de manera eficiente y sin lugar a
dudas contribuir al mejoramiento continuo de los procesos de
administración de materiales en este
almacén.

La planta de suministro de combustibles Puerto La Cruz,
requiere de una gran cantidad de materiales necesarios para
mantener las operaciones inherentes a su proceso medular
(recepción, almacenaje y despacho de productos derivados
de hidrocarburos), estos materiales van desde un tornillo hasta
bombas y motores capaces de bombear 3 mil barriles/hora. Debido a
esto es necesario manejar los materiales de manera más
confiable y segura para así dar respuesta inmediata a
cualquier evento que se presente ya sea con equipos
operacionales, dotación de equipos de seguridad del
personal que labora en la planta y el suministro de material
necesario para realizar labores administrativas.

El Almacén Operacional es un espacio
físico, el cual posee dimensiones de (50 x 25) Mts en
donde se almacenan distintos materiales que son utilizados para
realizar el mantenimiento de los diferentes equipos que se
encuentran operando constantemente para el funcionamiento de la
Planta de Distribución de Combustible Puerto la Cruz del
Sistema de Suministro Oriente de PDVSA. El almacenamiento de los
insumos en el Almacén es de manera esporádica
debido a que son materiales en custodia, es decir, que pueden
permanecer años almacenados dentro del mismo hasta que se
presente la necesidad de utilizarse para el mantenimiento, tanto
mecánico como eléctrico, a los distintos equipos
que se encuentran operando continuamente dentro de la
empresa.

Dentro del almacén se encuentran almacenados
materiales que ya fueron utilizados y que han perdido su vida
útil, lo cual trae como consecuencia, pérdida del
espacio físico que puede servir para la ubicación
de aquellos insumos que no han sido utilizados y
obstrucción en el paso del trabajador al momento en que
necesite buscar una pieza o realizar otro tipo de actividad.
Entre estos existen algunos que poseen sustancias
químicas, las cuales se han ido derramando con el pasar
del tiempo, trayendo como consecuencia peligros para el
trabajador cuando se encuentra realizado sus actividades dentro
de las instalaciones, ya que pueden afectar su salud o estado
físico.

Por otra parte los materiales que no se han utilizado se
encuentran embalados en cajas de madera resistentes y de gran
tamaño proporcionándoles así la
protección necesaria de tal manera que el medio ambiente
no les afecte y puedan permanecer en condiciones adecuadas para
su correspondiente uso en el mantenimiento. Estas cajas no poseen
una ubicación correcta dentro del Almacén, lo que
trae como consecuencia que el trabajador al momento de realizar
sus actividades, bien sea buscar una pieza o chequear que un
material se encuentre disponible, pueda tropezarse con una de
estas y así quedar lesionado a causa del golpe recibido
por la misma.

En cuanto a los equipos de extinción de incendios
se posee solamente un extintor y además de esto la
manguera que funciona con agua esta inoperativa, lo cual no
garantiza la seguridad tanto para el trabajador como para los
insumos almacenados al momento de presentarse un incendio dentro
de las instalaciones. De igual forma, no se cuenta con un sistema
de rociadores para evitar la propagación de un posible
fuego generado dentro del espacio físico.

El combustible principal existente en el Almacén
es la madera, ya que es la que predomina dentro del espacio
físico. Otro de los problemas es la ausencia de las
señales de seguridad, lo cual no permite identificar las
zonas donde existen riesgos dentro de las instalaciones, la
ubicación de los equipos de extinción contra
incendios y las vías de escape al momento de presentarse
una emergencia. Estas señales tienen como función
prevenir accidentes, riesgos a la salud y facilitar el control de
emergencias. De igual forma no existe un rayado que señale
el límite entre los estantes y el equipo para el manejo de
materiales.

En este Almacén no existe tampoco un sistema de
extracción que garantice la circulación del aire
puro dentro de las instalaciones, lo que ocasiona una
acumulación de polvo en las cajas almacenadas el cual es
dañino para la salud del trabajador. Actualmente este
Almacén cuenta con un sistema de iluminación de 12
lámparas, entre las cuales existen cuatro que no poseen el
mismo potencial de iluminancia, trayendo como consecuencia
molestias en la vista, cansancio fatiga y bajo rendimiento del
operador al momento de realizar sus actividades dentro de las
instalaciones. Tampoco se cuenta con luces de emergencias
necesarias al momento de ocurrir apagones. Por último, se
observo que no se cuenta con una salida de emergencia en las
instalaciones que le permita al operador evacuar al momento de
presentarse una emergencia dentro del espacio
físico.

Diagrama Causa – Efecto

CAPÍTULO VI

• ANÁLISIS
  DE LOS RESULTADOS

A continuación se muestra el capítulo VI,
donde se muestran todos los resultados obtenidos en la
investigación. Este capítulo está
estructurado iniciando con la clasificación ABC de los
Equipos, Repuestos y Materiales Consumibles que se encuentran
resguardados en el Almacén Operacional y luego el Manual
de Procedimientos.

Metodología para el Control de Inventarios en
el Almacén Operacional de la PD/PLC.

La propuesta que se presenta a continuación es
una metodología para el Control de Inventarios en el
Almacén Operacional de la PD/PLC, esta fue desarrollada en
el Departamento de Mantenimiento de dicha Planta, para ello se
tomaron en consideración algunos grupos de
artículos, cada uno se compone de varios materiales. La
totalidad de los artículos fueron tratados en conjunto, de
acuerdo al tipo de criterio que se utilizo en el estudio. A su
vez, la metodología está sustentada por un manual
de Procedimientos que servirá como guía para el
personal que se encarga de ejecutar este proceso,
permitiéndole desempeñar su trabajo de manera
sencilla, rápida y sistemática, además de
ser una herramienta que puede ser utilizada por el administrador
del almacén para llevar a cabo el seguimiento, control y
mejoramiento continuo de este proceso.

Para desarrollar la metodología propuesta fue
necesario clasificar los materiales de acuerdo a distintos
criterios y de esta manera obtener una base de datos que permita
visualizar de forma rápida los materiales que son
considerados importantes, para luego definir el tratamiento que
debe dárseles. De igual manera por conversaciones con el
Departamento de Informática de PDVSA se logró crear
dentro del Sistema SAP que maneja la Empresa, la
implementación del Sistema SAP/MM para el adecuado manejo
y aprovechamiento de los datos recabados diariamente en la
gestión del control de inventarios.

Clasificación ABC

Se realizó la Clasificación ABC de los
materiales que se encuentran en el Almacén Operacional de
la PD/PLC, para ello se definieron 4 criterios que permitieron
desarrollar la metodología que mejor se ajusta a cada uno
de estos, los cuales se desarrollan a
continuación:

Clasificación ABC por Volumen
Monetario

Para llevar a cabo esta clasificación se
utilizaron todos los materiales que conforman la muestra, por ser
estos artículos considerados importantes y de los cuales
se pudo obtener toda la información necesaria para
desarrollar este criterio.